Wie funktioniert Risikomanagement für digitale Produkte?

Risikomanagement Digitale Produkte

Das Thema Risikomanagement ist wahrscheinlich jedem ein Begriff. In nahezu jedem Unternehmen oder auch in jedem Projekt kommt zumindest einmal die Frage nach dem Risikomanagement auf. Es gibt sehr viel Literatur zu den Methoden, Beispielen und unendlich viele SW-Produkte, welche dir dabei helfen können. Allerdings, ist das immer sehr allgemein und nicht auf digitale Produkte angepasst. Daher habe ich meiner Zeit als Product Owner mein eigenes System erstellt. Das Risiko Management System für digitale Produkte ist insbesondere für Produktentwicklungen in bestehenden Unternehmen interessant.

Was bedeutet Risikomanagement?

Ein Risikomanagement beschreibt einen Prozess, mit dem Risiken identifiziert und bewertet werden. Zusätzlich beinhaltet das Risikomanagement etwaige Maßnahmen zur Risikovermeidung oder Risikoreduzierung. Das Risikomanagement besteht aus vier Prozessschritten, welche im Folgenden erläutert sind.

Die einzelnen Schritte im Risikomanagement

Im ersten Schritt geht es um die Risikoidentifizierung. Hierbei werden alle möglichen Risiken dokumentiert, welche für das Unternehmen, das Projekt oder das Produkt zutreffend sind. In der Praxis macht man dazu meist eine Brainstorming Session mit unterschiedlichen Beteiligten. Es dabei wichtig, das Produkt oder Projekt wirklich ganzheitlich zu betrachten. Dazu zählen sowohl die internen Risiken, als auch die externen Risiken.

Im zweiten Schritt geht es um die Risikobewertung. Üblicherweise erfolgt die Risikobewertung nach zwei Skalen. Die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe / Ausmaß. Wie das Wort schon sagt, beschreibt die Eintrittswahrscheinlichkeit eine ungefähre Wahrscheinlichkeit, mit der das Risiko eintritt. Man nutzt jedoch keine Prozentangaben für die Wahrscheinlichkeit, sondern grobe Kategorien wie „sehr wahrscheinlich“ oder „unwahrscheinlich“. Das heißt aber nicht, dass ein Risiko mit einer geringen Eintrittswahrscheinlichkeit niemals eintreten kann.

Bei dem Ausmaß beziehungsweise der Schadenshöhe wird ermittelt, welcher negativer Effekt entsteht, sollte das Risiko eintreten. Dabei ist es wichtig, einen entsprechenden Kontext zu setzen. Was beispielsweise für ein Projekt ein sehr großes Ausmaß haben kann, spielt bei dem unternehmensweiten Risikomanagement aufgrund der Größe keine Rolle.

Sobald ich die Risiken bewertet habe, kann ich entscheiden, welche Risiken ich konkret angehen möchte und welche Risikostrategie ich verwende. Ich muss nicht alle Risiken versuchen zu minimieren oder vermeiden. In der Praxis fokussiert man sich in der Regel nur auf Risiken, welche einen gewissen Schwellwert überschreiten. Insgesamt gibt es vier Möglichkeiten mit Risiken umzugehen.

  • Risiken akzeptieren – Es werden keine Maßnahmen durchgeführt. Das Risiko wird bewusst akzeptiert.
  • Risiken minimieren – Es werden Maßnahmen definiert, um die Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder das Ausmaß zu reduzieren.
  • Risiken an Dritte auslagern – Diese Möglichkeit wird meist in Form von Versicherungen oder anderen Geschäftspartnern genutzt. Meistens reduziert sich dadurch die etwaige Schadenshöhe.
  • Risiken vermeiden – Das Risiko ist zu groß und das Projekt oder Produkt muss in jedem all vermieden werden.

Im nächsten Schritt geht es um die Risikosteuerung. Abhängig von der Risikostrategie überlege ich Maßnahmen für die Risikominimierung oder Auslagerung. In meiner Praxis war der Fokus allerdings immer auf der Risikominimierung. Gerade im Kontext der digitalen Produktentwicklung finden sich viele Unsicherheiten in dieser Risikokategorie. Unsicherheiten kann ich mit Hypothesenvalidierungen beseitigen. Jede Maßnahme muss wirtschaftlich sinnvoll sein und ein positives Kosten-Nutzen Verhältnis haben.

Risikoidentifizierung Digitale Produkte
Die einzelnen Schritte beim Risikomanagement

Risikomanagement für digitale Produkte

Das Schöne an dem Learn Startup Ansatz ist, dass wir automatisch bereits ein Risikomanagement berücksichtigen. Sobald du deine Geschäftsidee mithilfe von beispielsweise einem Business Model Canvas skizzierst und anschließend die risikoreichsten Aspekte in deinem Modell identifizierst, betreibst du bereits ein Risikomanagement. Daher ist ein Risikomanagement System für digitale Produkte kein zusätzlicher Mehraufwand, sondern eine Methode, welche uns bei der Produktentwicklung hilft. Es hilft bei der Transparenz der risikoreichsten Hypothesen und definiert Maßnahmen.

Risikoklassifizierung

In meiner Zeit als Product Owner habe ich im ersten Schritt ein Brainstorming gemacht, welche Risiken für mein Produkt eintreten können. Meine Hilfe war dabei meist ein Business Model Canvas und viele Interviews mit meinen Kollegen. Ich kann nur davon abraten, als Product Owner das Risikomanagement im stillen Kämmerlein zu machen. Zeig die Ergebnisse deinem Team und diskutiert gemeinsam die Klassifizierungen und Bewertungen.

Bei der Risikoklassifizierung habe ich die folgenden 4 Kategorien definiert.

  • Product Risk
  • Customer Risk
  • Market Risk
  • Organization Risk

Die Kategorie Product Risk beinhaltet technische Risiken und Unsicherheiten. Da ich sehr viel im Bereich von Internet of Things unterwegs bin, war dieser Bereich vor allem fokussiert auf die Bereiche Konnektivität und Performance. Generell habe ich hier alle offenen Punkte auf die Fragen „Funktioniert unser Produkt wirklich, wie es geplant ist?“ oder „Können wir die Produktverfügbarkeit gewährleisten wie versprochen?“. Finanzielle Aspekte wie das Risiko einen positiven Deckungsbeitrag zu generieren, sind ebenfalls zu berücksichtigen.

Alle möglichen Risiken und Unsicherheiten rund um das Thema Kunde ist in der Kategorie Customer Risk zu finden. Hier geht es vor allem darum, ob der Kundenmehrwert durch das Produkt oder den Service generiert werden kann. Ebenfalls ist das Thema Zahlungsbereitschaft in dieser Kategorie zu finden. Je nach Situation oder Projekt ist auch das Thema Co-Creation mit großen, aber weniger Kunden zu berücksichtigen.

Alle Risiken rund um die Themen Markt und Wettbewerb sind in der Kategorie Market Risk zu finden. Dabei geht es hier vor allem um die Fragestellungen „Gibt es ausreichend zahlungsfähigen Kunden für mein Produkt“ oder auch „Wie kann ich mich von meinem Wettbewerb differenzieren“. Ebenfalls dazu gehören, gesellschaftliche oder politische Einflüsse wie etwa neue Gesetze oder Trends.

Die letzte Kategorie Organization Risk habe ich damals als Product Owner extra hinzugefügt. In der Theorie wird diese Kategorie selten genutzt. Hierzu gehören alle internen Risiken. Dieser Punkt ist vor allem für Teams in Konzerne oder auch mittelständische Unternehmen interessant. Es geht um Unternehmenspolitik oder organisatorische Änderungen beim Thema Budget oder Mitarbeitern. Man kann Unternehmenspolitik nun gut oder schlecht finden, aber als Product Owner gehört ein aktives Stakeholdermanagement und die entsprechende Risikoidentifizierung daraus zum Job.

Risikobewertung

Bei der Risikobewertung habe ich eine simple 3×3 Matrix genutzt. Das bedeutet, dass ich die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe in drei Kategorien unterteilt habe. In den meisten Fällen reicht diese Unterteilung komplett aus. Die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Ausmaß waren jeweils in die Kategorien „Gering“, „Mittel“, „Hoch“ unterteilt. Natürlich kann die Bewertung und Unterteilung noch viel genauer stattfinden.

In die 3×3 Matrix habe ich anschließend alle Risiken eingetragen. Für eine bessere Lesbarkeit habe ich nur Punkte vergeben und in einer Extratabelle auf die Punkte referenziert. Ebenfalls habe ich vor jedem Punkt den Buchstaben für die entsprechende Risikoklassifizierung eingesetzt. Beispielsweise M für Market Risk. Der Vorteil ist, dass ich dadurch erkennen kann, welche Art von Risiken sich in den besonders kritischen Feldern befinden.

Risikomatrix Digitale Produkte
Beispiel einer Risikomatrix

Wenn du als Product Owner oder Projektleiter an diesem Punkt angekommen bist, hast du bereits sehr viel erreicht. Das Ziel vom Risikomanagement ist es sich aktiv mit den Risiken zu beschäftigen und Transparenz aufzuzeigen. In dieser Grafik steckt sehr viel Transparenz. Es zeigt, welche Risiken und Unsicherheiten aktuell vorhanden sind und zu welcher Risikokategorie zu gehören. Die Grafik gibt ebenfalls einen Fokus. Es zeigt auf, welche Risiken eine passende Risikostrategie benötigen und besonders kritisch sind.

Die passende Risikostrategie für digitale Produkte

Der erste Schock ist überwunden und es sind genau die Risiken identifiziert, auf die wir uns jetzt fokussieren. Durch den Schwellwert in der Grafik (in der Regel in grün), haben wir bereits eine Möglichkeit für die Risikostrategie durchgeführt. Wir akzeptieren alle Risiken, welche im grünen Bereich liegen. Zusätzlich können aber auch Risiken, im gelben oder roten Bereich akzeptiert werden. In der Praxis ist das häufig der Fall, wenn es keine Maßnahme zur Risikominimierung gibt oder aber die Kosten für die Maßnahme nicht zum Verhältnis stehen.

Das Wichtigste ist aber, dass das Team aktiv darüber diskutiert. Der größte Vorteil an dieser Methode ist der Zwang zur Kommunikation und dem interdisziplinären Austausch. Genaue diese Kommunikation geht häufig in der operativen Arbeit unter.

Welche Maßnahme für die Risikominimierung?

Während bei der Risikoidentifizierung und Risikobewertung vor allem die Transparenz im Vordergrund steht, geht es jetzt darum konkrete Maßnahmen zu definieren. Gerade bei der Entwicklung von digitalen Produkten sind Maßnahmen meistens Hypothesen, welche validiert werden müssen. Das können technische Hypothesen sein, welche durch erste Prototypen oder Testmechanismen verifiziert werden. Das können aber auch Risiken sein, welche vor allem mit Kundenbefragungen oder MVPs minimiert werden können.

Dabei sind die Maßnahmen so individuell auszuwählen, wie die Risiken selbst. Dabei ist wichtig niemals das Kosten-Nutzen Verhältnis aus den Augen zu verlieren. Die Maßnahmen, sollten wie ein MVP auch, immer mit einem minimalen Aufwand ausgewählt sein. Des Weiteren benötigt jede Maßnahme, beziehungsweise jedes Risiko einen Verantwortlichen. Eine Person, welche dafür verantwortlich ist, die Maßnahme umzusetzen und auch die Ergebnisse daraus wieder mit in die Bewertung einfließen zu lassen.

Daher habe ich in meiner Arbeit eine Tabelle (z.B. in Excel) mit den folgenden Eigenschaften erstellt.

  • RisikoID
  • Risikobeschreibung
  • Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Schadenshöhe
  • Maßnahmenbeschreibung
  • Kosten für die Maßnahmen (einmalig und wiederkehrend)
  • Risikobewertung nach Einführung der Maßnahmen
  • Verantwortliche Person
  • Zeitplanung für die Umsetzung der Maßnahme

Risikomanagement ist kein einmaliges Ereignis. Setz dir und deinem Team alle 3 Monate einen Blocker im Kalender. Die Welt verändert sich so schnell um uns herum. Es können daher schnell neue Risiko hinzukommen oder eine Neubewertung erfordern.

Zusammenfassung

Ich hoffe, dass dieser Artikel dir die Angst vor dem Thema Risikomanagement genommen hat. Der Vorteil an der Entwicklung von digitalen Produkten mit der Lean Start Up Methode ist, dass du ohnehin die meiste Arbeit schon erledigt hast. Sobald du deine erste Produktidee skizzierst hast, fängst du ohnehin an, die risikoreichsten Hypothesen zu evaluieren. Trotzdem kann ein Risikomanagement vor allem für bereits bestehende Produkte oder für Entwicklungen innerhalb von Konzernen oder mittelständischen Unternehmen interessant sein. Risiken können auch dem Produktlaunch entstehen oder die bisherige Bewertung verändern.

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